Gestión de recursos humanos en modo: Lean

Los procesos Lean son una tendencia moderna que funciona para todo tipo de organizaciones: fabricación, servicios financieros, alimentos, etc. La metodología Lean ayuda a introducir procesos más baratos y rápidos que se centran principalmente en el valor añadido clave que se entrega a los clientes. La metodología habla de maximizar el valor del cliente y eso simplemente funciona.

No escuchamos mucho de Lean y la Gestión de Recursos Humanos aunque el  objetivo principal de la gestión de personas moderna debería  ser maximizar el valor del cliente interno. ¿Ves la relación?  Por otro lado, al parecer,  las empresas no se han enfocado aun en entregar el valor añadido clave a sus clientes internos y externos. Todavía pensamos en la matriz interna del proceso de recursos humanos.

Ser LEAN es crear valor y eliminar desperdicios (aquello que no crea valor) con el objetivo de reducir costos y mejorar la productividad, la eficiencia y la calidad. La base del pensamiento Lean es muy sencilla: medir y obtener datos de forma continua para eliminar o corregir aquellas tareas o procesos que no aportan valor al producto o al cliente final, y para potenciar aquello que sí aporta valor.

En el portal Prisma especialistas en ayudar a las organizaciones en mejorar su productividad y desempeño organizacional explican las 5 claves para aplicar Lean en RRHH:

 

  1. Optimiza procesos

¿Te has parado a pensar si todos los pasos y procesos dentro de una actividad son necesarios? ¿Has preguntado a los empleados qué opinan de esos procesos? Realiza un flujo con los pasos que existen dentro de cada actividad (tareas, aprobaciones de diversos superiores, desplazamientos…) y optimízalos teniendo en cuenta distintas opiniones.

 Con esto conseguiremos:

  • Ahorrar tiempo y dinero en actividades que no generan valor.
  • Aumentar la motivación, porque no hay nada más desmotivador para un empleado que saber que está realizando una actividad inútil.
  1. Convoca reuniones para acordar las expectativas entre empleados y superiores

¿Sabes cuál es una de las grandes fuentes de pérdida de tiempo en la empresa?

Que un trabajador no sepa exactamente qué debe hacer. Además esto suele crear diferencias  en el entorno laboral: superiores enfadados porque sus empleados no hacen lo que desean o empleados enfadados con los superiores porque no los entienden.

Fomentar la comunicación con reuniones periódicas en la que empleados y superiores pongan en común sus respectivas expectativas puede solucionar este problema. De esta forma se evitan malentendidos, se detectan tareas inútiles, se trabaja sin incertidumbre y se fortalecen las relaciones.

  1. Selecciona indicadores y mide

 Realiza evaluaciones de desempeño de forma regular y en cortos espacios de tiempo. Las evaluaciones anuales no permiten observar tendencias y tomar decisiones a tiempo. Selecciona unos pocos indicadores clave (KPIs), tres por ejemplo, que sean comunes a toda la organización y realiza evaluaciones de desempeño regulares. En las grandes organizaciones es recomendable utilizar alguna herramienta, pero en una empresa pequeña un simple archivo Excel puede bastar. Este ejercicio no es una pérdida de tiempo, es una inversión del tiempo. Los datos que te proporcionan son clave en la mejora de la organización. ¿No tienes tiempo para realizar estas evaluaciones? Seguro que se dedican muchas más horas a realizar tareas que no son tan importantes y que nadie las cuestiona.

  1. Reconoce el trabajo y potencia el talento

 Midiendo el desempeño seremos capaces de detectar la excelencia entre los empleados: recompénsalos. Los empleados necesitan saber que su trabajo se está teniendo en cuenta o descenderá su rendimiento, incluso abandonarán la empresa (el 79% de los abandonos se deben a una falta de reconocimiento). El 40% de los empleados que tienen la sensación de que no se les reconoce su esfuerzo nunca harán nada que vaya más allá de sus responsabilidades. El 85% que si se les reconoce, sí lo haría. Un 71% de los empleados opina que este reconocimiento no necesita ser económico. Un email de felicitación podría ser suficiente.

  1. Refuerza las áreas de mejora

Al igual que con la medición podemos detectar lo que funciona, también detectamos lo que no brilla. Esta información nos permite identificar problemas a tiempo para proponer soluciones como nuevas herramientas, formación o más información.

Autor: Meyckle Pacheco

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